Chuyển đổi số hoạt động kế toán, xử lý hoá đơn tự động trong 1 giây

Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ cùng các giải pháp ứng dụng tự động hóa đang thay đổi và đơn giản hóa hoạt động của nghề kế toán, giải tỏa áp lực đáng kể cho nhân sự trong ngành.

Nghề kế toán rất đau đầu với quy trình xử lý hóa đơn thủ công. Ảnh: Nguyễn Thúy Hằng

Thách thức lớn cho các kế toán viên trong thời đại công nghệ số

Theo cách làm thủ công lâu nay, một kế toán cần trung bình 2 phút để mở 1 hóa đơn, nhập liệu, tra cứu và đối soát, nhưng không có nghĩa họ sẽ xử lý được khoảng 300 hoá đơn trong 3 giờ vì lúc số hóa đơn tăng lên thì tỷ lệ sai sót cũng tăng lên theo thời gian và sự mệt mỏi từ  khối lượng công việc thủ công khổng lồ gây ra.

Không chỉ có thế, các hóa đơn này đến từ nhiều nhà cung cấp với hàng trăm định dạng khác nhau như ảnh scan, file PDF,… với nhiều trường thông tin cần đối chiếu, tra cứu, gây khó khăn trong việc xử lý và dễ sai sót, nhất là khi phải đối chiếu một lượng hóa đơn lớn trong thời gian ngắn.

Các giải pháp hiện có như chữ ký số, hoá đơn điện tử, thanh toán online... đã giúp rút ngắn, giảm thiểu sai sót trong công đoạn nhập liệu, hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số vận hành nhưng vẫn chưa thực sự toàn diện, khiến các kế toán viên/bộ phận kế toán vẫn phải chật vật với nhiều tác vụ thủ công lặp đi lặp lại. 

Chuyển đổi số - cơ hội để kế toán đổi mới tư duy

Như bất cứ nghề nào trong xã hội hiện đại, kế toán viên cũng cần uyển chuyển hoà nhập vào thế giới số, học hỏi những kỹ năng, kiến thức mới mẻ để bản thân trở thành nhân sự giỏi, năng suất cao, phát triển nghề nghiệp với các vai trò chuyên môn khác trong quản trị tài chính. Quan trọng hơn, họ còn có nhu cầu chính đáng về sức khỏe, tinh thần và thời gian cho gia đình cũng như bản thân. Qua đó có thể thấy việc áp dụng chuyển đổi số trong ngành tài chính kế toán không chỉ là xu thế tất yếu mà còn phải là một giải pháp số hoàn chỉnh, hài hòa được tất cả các tiêu chí về giảm chi phí vận hành, giảm tải công việc cho nhân viên, tăng năng suất và độ chính xác của việc xử lý hóa đơn, dữ liệu khách hàng. 

Với kinh nghiệm ba năm ở vị trí Kế toán một doanh nghiệp bán lẻ, chị Hương chia sẻ: “Nếu công ty chúng tôi không mạnh dạn ứng dụng công nghệ cho bộ phận kế toán thì chắc chúng tôi chẳng dám nghỉ phép hay work from home (làm việc tại nhà) trong đợt dịch vừa qua. Vì chỉ có kế toán mới nắm được quy trình làm việc, hóa đơn đã thu nợ hay chưa”. 

Xử lý hóa đơn tự động bằng công nghệ 4.0 sẽ giải phóng nhiều phiền toái cho kế toán (ảnh: Getty Image)

UBot Invoice - cánh tay đắc lực của các kế toán trong việc xử lý hóa đơn 

Trước các đòi hỏi thực tiễn, UBot Invoice - giải pháp công nghệ do akaBot FPT Software phát triển - đã ra đời với khả năng tự động đọc, xử lý siêu tốc lên tới 1.000 hóa đơn đầu vào trong 15 phút, tương đương trung bình 1 giây cho mỗi hóa đơn. Chỉ sau 7 tháng phát triển, UBot Invoice đã hỗ trợ gần 200 khách hàng doanh nghiệp xử lý trung bình 5.000 hóa đơn mỗi ngày, qua đó giúp không ít doanh nghiệp “vượt cạn mùa Covid” cũng như tăng tốc chuyển đổi số cho doanh nghiệp. 

Bên cạnh đó, UBot Invoice còn đóng vai trò trợ giúp chuyên nghiệp, giảm thiểu sai sót không đáng có nhờ khả năng tự động hoá 100% các quy trình: vào email lấy thông tin hoá đơn điện tử, lên trang của Tổng cục thuế kiểm tra tính hợp lệ, trích xuất thông tin hoá đơn, nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán, tìm thông tin sản phẩm,... một cách nhanh chóng chỉ trong vài giây. 

Trong số đó có thể kể tới Rạng Đông - doanh nghiệp có sáu thập kỷ hoạt động trong lĩnh vực bóng điện, phích nước. Để tái cấu trúc, Rạng Đông đã đưa phần mềm UBot Invoice vào quy trình chuyển đổi số của mình từ tháng 07/2021 để tham gia xử lý khoảng 50.000 hóa đơn đầu vào, qua đó giúp doanh nghiệp này giảm tới 80% chi phí vận hành và  nâng độ chính xác của xử lý hóa đơn lên mức 100%. 

Một trường hợp khác là doanh nghiệp trẻ Gang Việt, tuy số lượng hoá đơn không quá nhiều nhưng việc ứng dụng UBot Invoice đã giúp bộ phận kế toán của doanh nghiệp này rút ngắn thời gian xử lý hóa đơn xuống còn tầm 30 phút thay vì kéo dài cả buổi vào mỗi kỳ quyết toán thuế.

Giao diện trực quan dễ sử dụng của UBot Invoice (ảnh chụp màn hình)

Nhìn chung, với UBot Invoice, nhân sự ngành kế toán trong kỷ nguyên số sẽ có thêm giải pháp hỗ trợ công việc, tiếp cận nhanh những công nghệ mới, tự tin thích nghi và đóng góp vào sự phát triển chung không chỉ của doanh nghiệp mà còn ở bức tranh phát triển chung của kinh tế xã hội.  

Ngọc Minh