Doanh nghiệp cần làm gì để thành công với mô hình làm việc từ xa?

- Theo các chuyên gia, mô hình làm việc từ xa qua mạng mang lại nhiều lợi ích. Song để nó trở thành lựa chọn lâu dài, hiệu quả, doanh nghiệp cần thay đổi ngay tư duy lãnh đạo.

Mô hình làm việc từ xa mang lại nhiều lợi ích

Trong bối cảnh dịch bệnh diễn biến phức tạp, khoảng thời gian thực hiện cách ly xã hội vừa qua đã đưa đến sự gia tăng mạnh mẽ xu hướng các doanh nghiệp cho nhân viên làm việc từ xa, tại nhà với sự hỗ trợ của các nền tảng trực tuyến.

Theo Tiến sĩ Nguyễn Công Hiệp, Giảng viên cấp cao Đại học RMIT Việt Nam, mô hình làm việc tại nhà đem đến nhiều lợi ích cho các tổ chức, không chỉ tăng năng suất, giảm chi phí và giảm thiểu gián đoạn hoạt động, mà còn tác động tích cực đến môi trường, sự bình an của xã hội và mỗi người lao động.

“Công việc và cuộc sống cân bằng hơn, tai nạn giao thông sẽ giảm đi. Mô hình này giúp giao thông bớt tắc nghẽn và lượng khí thải do xăng dầu cũng giảm do người dân bớt di chuyển đến nơi làm việc, và áp lực lên hệ thống giao thông công cộng được giải tỏa phần nào”, Tiến sĩ Hiệp nhận định.

Tạo dựng niềm tin và huấn luyện nhân viên cũng là một bước quan trọng để doanh nghiệp có thể thành công với mô hình làm việc từ xa (Ảnh: RMIT Việt Nam)

Chia sẻ với VietNamNet, ông Tạ Quang Thái, đồng sáng lập startup công nghệ RADA cho biết: “Thời gian thực hiện cách ly xã hội làm cho chúng tôi nhận ra rằng không nhất thiết phải gặp gỡ đối tác trực tiếp, mà có thể tận dụng các công cụ online để làm việc nhanh chóng. Giai đoạn làm việc từ xa để phòng dịch bệnh giúp huấn luyện nhiều người cách sử dụng các công cụ online. Do đó, RADA sẽ tăng cường áp dụng các giải pháp online để tăng hiệu quả công việc”.

Chủ tịch Hiệp hội Internet Việt Nam (VIA) Vũ Hoàng Liên cũng cho rằng, sau thời gian thực hiện cách ly xã hội, cách thức làm việc của các doanh nghiệp sẽ thay đổi.

Cụ thể, mọi người sẽ nhận thức rõ hơn vai trò của CNTT, mạng và Internet. Nhiều giám đốc, nhà quản lý sẽ vượt qua được ngưỡng lúng túng khi sử dụng thiết bị CNTT cũng như các dịch vụ, tiện ích trên nền Internet. Các doanh nghiệp sẽ có bước tiến về tổ chức ứng dụng và sử dụng CNTT.

Cùng với đó, nguồn nhân lực được đòi hỏi nhiều hơn cả về hiểu biết cũng như kĩ năng sử dụng công nghệ. “Giai đoạn cách ly xã hội sẽ có tác động nhất định đến đổi mới quản trị và ứng dụng công nghệ mới”, ông Liên nhận xét.

Để làm việc từ xa là lựa chọn lâu dài

Mặc dù làm việc tại nhà đem lại nhiều lợi ích to lớn, tuy nhiên theo các chuyên gia, nhiều doanh nghiệp chỉ xem đây là giải pháp tình thế trước ngoại cảnh không thể tránh khỏi, chứ không phải lựa chọn lâu dài. Nguyên nhân có thể do một số quan ngại về tính hiệu quả chưa được kiểm chứng, việc thiếu giám sát nhân viên, thiếu tính cộng đồng thực hành, ít tương tác trực tiếp với đồng nghiệp và khách hàng…

Từ kinh nghiệm sau gần 2 tháng cho nhân viên làm việc từ xa, ông Nguyễn Thế Hùng, Tổng giám đốc Công ty VINADES cho rằng, để đáp ứng yêu cầu làm việc tại nhà có 3 thách thức mà doanh nghiệp cần thay đổi, đó là công cụ, quy trình và văn hóa.

Trong đó, văn hóa chính là thách thức lớn nhất đối với các doanh nghiệp đột ngột chuyển từ làm văn phòng sang làm tại nhà chính. Văn hóa sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của nhân viên; còn với lãnh đạo doanh nghiệp là niềm tin của họ với nhân sự.

“Niềm tin với nhân viên là yếu tố đầu tiên mà các lãnh đạo doanh nghiệp phải vượt qua. Bởi lẽ, họ chưa có thói quen tin tưởng vào việc làm online hiệu quả, tin tưởng nhân sự sẽ tự giác mà thường có xu hướng muốn giám sát nhân viên. Điều này khiến cho chủ doanh nghiệp sa đà vào việc thiết lập các công cụ giám sát thay vì xây dựng văn hóa và các công cụ, quy trình hỗ trợ cho nhân viên làm việc tại nhà”, ông Hùng phân tích.

Để mô hình làm việc từ xa trở thành lựa chọn lâu dài và hiệu quả, chuyên gia RMIT Việt Nam, ông Nguyễn Công Hiệp đề xuất các doanh nghiệp, tổ chức chuẩn bị tốt các bước như: Thay đổi tư duy lãnh đạo; Giao tiếp hiệu quả nhưng không bị gián đoạn; Cung cấp các công nghệ đáng tin cậy để làm việc nhóm và cộng tác từ xa; Tạo dựng niềm tin và huấn luyện nhân viên; Đẩy mạnh trang bị khả năng kỹ thuật số cho nhân viên; Quản lý chi phí.

Thay đổi tư duy lãnh đạo là bước đầu tiên cần thực hiện, ông Hiệp cho rằng, thay vì dựa vào sự hiện diện của nhân viên tại nơi làm việc để đo lường hiệu suất, cấp quản lý cần chuyển trọng tâm sang cho phép nhân viên làm việc từ bất cứ đâu, miễn đảm bảo đạt được các mục tiêu đã đề ra. Cách quản lý vi mô có thể phản tác dụng và kìm hãm khả năng đổi mới sáng tạo của nhân viên.

Theo ông Hiệp, tạo dựng niềm tin và huấn luyện nhân viên cũng là một bước quan trọng. Bởi lẽ, áp dụng hình thức làm việc tại nhà trên quy mô lớn đồng nghĩa với việc cấp quản lý cần dựa vào tính kỷ luật và tự giác của nhân viên.

Thực tế, không phải ai cũng thích làm việc tại nhà vì cách làm này đòi hỏi cao về tính kỷ luật và khả năng tự tổ chức. Điều có thể khiến quá trình chuyển đổi trở nên khó khăn. “Những nhân viên như vậy có thể cần thêm hướng dẫn và hỗ trợ từ phía tổ chức để trở nên tự giác và làm việc hiệu quả”, chuyên gia RMIT Việt Nam chia sẻ.

Bên cạnh đó, hình thức làm việc tại nhà yêu cầu nhân viên phải có kỹ năng vi tính cơ bản và có thể sử dụng các công nghệ viễn thông đa dạng. Một số nhân viên có thể bị choáng ngợp bởi các yêu cầu công việc liên tục ập tới, cũng như các phần mềm làm việc nhóm và các công nghệ phức tạp phải làm quen. Vì thế, doanh nghiệp cần đẩy mạnh trang bị khả năng kỹ thuật số cho nhân viên.

Vân Anh